hm SmartFlow
Die Automatisierungsplattform für Quote-to-Order- und Auftragsabwicklungsprozesse
Automatisieren Sie Ihren Quote-to-Order-Prozess, beschleunigen Sie Angebotsdurchlaufzeiten und schaffen Sie Transparenz zwischen Vertrieb, Einkauf und Fertigung – ohne Ihr ERP zu ersetzen.
Mit hm SmartFlow digitalisieren Sie den Angebotsprozess von der Kundenanfrage bis zur Fertigungsfreigabe und entlasten Ihre Fachbereiche nachhaltig.
Motivation – Warum hm SmartFlow?
Unternehmen mit komplexen, variantenreichen Leistungsangeboten stehen heute vor einem strukturellen Problem: Die technische Kompetenz ist hoch, die Produkte sind komplex und individuell – doch die internen Prozesse zur Angebotserstellung und Beschaffung sind häufig historisch gewachsen, fragmentiert und stark manuell geprägt.
Typische Symptome, die wir bei Unternehmen mit variantenreichen Leistungen und individuellen Kundenanforderungen immer wieder sehen:
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Angebotsprozesse dauern Wochen statt Tage
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Hoher Abstimmungsaufwand zwischen Vertrieb, Einkauf, Technik und Management
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Medienbrüche zwischen ERP, E-Mail, Excel und Dokumentenmanagement
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Mehrfacherfassung von Stammdaten und Preisen
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Fehlende Transparenz über Status, Freigaben und Abhängigkeiten
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Margenverluste durch verspätete oder fehlerhafte Angebote
Gleichzeitig steigt der Druck:
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Kunden erwarten schnellere Reaktionszeiten
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Einkaufspreise schwanken stärker
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Variantenvielfalt und Sonderlösungen nehmen zu
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Fachkräfte sind knapp und teuer
hm SmartFlow Quote-to-Order Automation wurde genau für dieses Spannungsfeld entwickelt. Ziel ist es, den kompletten Weg von der Kundenanfrage bis zur Beschaffung so zu strukturieren, zu automatisieren und zu entlasten, dass Geschwindigkeit, Qualität und Wirtschaftlichkeit gleichzeitig steigen – ohne bestehende ERP-Systeme zu ersetzen.
Leistungsfähigkeit – was hm SmartFlow leistet
hm SmartFlow Quote-to-Order ist eine produktisierte End-to-End-Lösung zur Automatisierung des Angebots- und Beschaffungsprozesses. Das Produkt bildet reale, bewährte Maschinenbauprozesse digital ab und orchestriert alle beteiligten Rollen und Systeme.
Kernfunktionen im Überblick:
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Durchgängiger Workflow von Kundenanfrage → Angebot → Auftrag → Beschaffung
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Strukturierte Erfassung und Prüfung von Kunden- und Teilestammdaten
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Geführte Neuanlage, Änderung und Versionierung von Teilen
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Automatisierte Lieferantenanfragen (z. B. HM, HSS, Handelsware)
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Vergleichbarkeit von Lieferantenangeboten
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Regelbasierte Preis- und Konditionsprüfungen
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Klare Prüf- und Freigabeschritte für Einkauf, Technik und Management
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Automatische Dokumentenerzeugung (Angebote, Anfragen, Auftragsdokumente)
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Statusverfolgung und Eskalation bei Abweichungen (z. B. fehlende Auftragsbestätigungen)
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Nahtlose Integration in bestehende ERP-, DMS- und E-Mail-Systeme
Wichtig:
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hm SmartFlow ist kein weiteres Inselsystem. Ihr ERP bleibt führend für Stammdaten und Buchungen – hm SmartFlow übernimmt die Orchestrierung, Transparenz und Automatisierung der Prozesse dazwischen.
Ablauf – so funktioniert hm SmartFlow in der Praxis
Der Einsatz von hm SmartFlow folgt einem klar strukturierten, praxiserprobten Ablauf:
1. Kundenanfrage & Initialisierung:
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Digitale Erfassung der Anfrage
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Automatische Prüfung, ob Kunde und relevante Stammdaten bereits vorhanden sind
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Geführte Neuanlage bei Bedarf
2. Teilestamm & technische Klärung:
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Prüfung bestehender Teile
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Anlage oder Änderung von Neuteilen mit Versionslogik
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Technische Freigaben nur dort, wo sie wirklich notwendig sind
3. Angebot & Lieferantenanfragen:
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Automatische Erstellung von Lieferantenanfragen
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Trennung nach Materialgruppen (z. B. HM, HSS, Handelsware)
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Strukturierte Erfassung der Rückmeldungen
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Transparenter Angebotsvergleich
4. Freigabe & Angebotserstellung:
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Regelbasierte Prüfung von Preisen und Konditionen
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Freigaben nur bei Abweichungen oder Sonderfällen
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Automatische Generierung des Angebotsdokuments
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Versand und Nachverfolgung
5. Auftrag & Beschaffung:
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Auftragseingang als Prozessereignis
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Auftragsplanung oder bewusstes Zurückstellen
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Auslösen der Beschaffung
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Überwachung von Auftragsbestätigungen und Lieferterminen
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Eskalation bei Abweichungen
Der gesamte Prozess ist jederzeit transparent, nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert.
ROI-Betrachtung – wirtschaftlicher Nutzen
hm SmartFlow Quote-to-Order erzeugt seinen Return on Investment nicht durch einzelne Optimierungen, sondern durch die Kombination mehrerer Effekte:
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Reduktion der Angebotslaufzeit um bis zu 50 % → Höhere Abschlusswahrscheinlichkeit
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Deutliche Entlastung von Fachabteilungen → Weniger Abstimmung, weniger Rückfragen, weniger Doppelarbeit
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Reduktion von Fehlern und Nacharbeiten → Weniger Korrekturen, stabilere Prozesse
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Bessere Margenkontrolle → Transparente Preise, saubere Freigaben, weniger Überraschungen
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Skalierbarkeit ohne zusätzliches Personal → Mehr Angebote bei gleichem Team
Bereits bei mittleren Angebotsvolumina amortisiert sich hm SmartFlow typischerweise innerhalb weniger Monate – insbesondere in Unternehmen mit hoher Variantenvielfalt und komplexen Beschaffungsstrukturen.
Für wen ist hm SmartFlow geeignet?
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Maschinen- & Anlagenbau
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Sonderfertiger
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Bauzulieferer
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Industrie-Dienstleister
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Serien- und Variantenfertiger
hm SmartFlow Quote-to-Order Automation ist die Grundlage für einen modernen, belastbaren Angebots- und Beschaffungsprozess in allen Unternehmen mit projekt- oder variantengetriebener Wertschöpfung – effizient, transparent und zukunftssicher.
Was wir für Sie tun
01
Automatisierung ohne Komplikationen – CI/CD made simple
03
Maximale Flexibilität für Ihr Team mit flexiblen Zeitrahmen & modularen Paketen
02
On-Demand Experten – Skalieren Sie Ihre Ressourcen nach Bedarf
04
Maßgeschneiderte Lösung für Ihre spezifischen Bedürfnisse
05
Keine Kompromisse bei Qualität – vom ersten Schritt bis zum letzten Deployment
Ihre Vorteile
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Transparent und fair:
Sie zahlen nur für die Dienstleistungen, die Sie tatsächlich nutzen – ob es sich um eine Einrichtungsgebühr, stundenweise Buchungen für Experten oder langfristige Projektarbeit handelt. Keine versteckten Kosten, keine komplizierten Verträge. -
Skalierbar nach Bedarf:
Unsere Preise passen sich Ihrer Unternehmensgröße und dem Umfang der benötigten Dienstleistungen an. Wenn Ihr Projekt wächst, können Sie jederzeit mehr Ressourcen hinzubuchen. So stellen wir sicher, dass Sie die perfekte Balance zwischen Kosten und Leistung erhalten.
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