SmartFlow AI
Der digitale Mitarbeiter für Ihren Angebotsprozess
Automatisieren Sie nicht nur Abläufe, sondern unterstützen Sie auch die Entscheidungen dazwischen.
SmartFlow AI analysiert Kundenanfragen, technische Dokumente, historische Angebote und Unternehmensdaten. Die Plattform entwickelt daraus Vorschläge für Teile, Lieferanten, Preise, Margen, Risiken und Freigaben. So wird aus einem automatisierten Quote-to-Order-Prozess ein intelligenter Angebotsprozess – ohne Ihr bestehendes ERP zu ersetzen.
Motivation – Warum SmartFlow AI?
Unternehmen mit komplexen, variantenreichen Leistungsangeboten stehen nicht nur vor einem Prozessproblem, sondern vor einer Vielzahl wiederkehrender Entscheidungen.
Bei jeder Kundenanfrage müssen Mitarbeitende Informationen suchen, technische Anforderungen bewerten, ähnliche Projekte vergleichen, Lieferanten auswählen, Preise kalkulieren, Risiken einschätzen und Freigaben organisieren.
Die notwendige Erfahrung ist im Unternehmen vorhanden – sie ist jedoch häufig auf einzelne Mitarbeitende, Systeme, Dokumente und Abteilungen verteilt.
Typische Symptome, die wir bei Unternehmen mit variantenreichen Leistungen und individuellen Kundenanforderungen immer wieder sehen:
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Angebotsprozesse dauern Wochen statt Tage
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Fachkräfte suchen Informationen in ERP, E-Mail, Excel und Dokumenten
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Vergleichbare Projekte und frühere Angebote werden nicht systematisch genutzt
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Preise, Risiken und Lieferanten werden für jede Anfrage erneut bewertet
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Experten werden durch Routineentscheidungen zum Engpass
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Wissen ist an einzelne Mitarbeitende gebunden
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Angebotsqualität und Margen hängen stark von der Erfahrung des Bearbeiters ab
Gleichzeitig steigt der Druck:
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Kunden erwarten immer schnellere und präzisere Angebote
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Einkaufspreise und Verfügbarkeiten verändern sich kurzfristig
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Variantenvielfalt und Sonderlösungen nehmen zu
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Erfahrene Fachkräfte sind knapp
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Unternehmenswissen muss dauerhaft gesichert werden
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Mehr Angebote müssen mit dem vorhandenen Team bearbeitet werden
SmartFlow AI wurde für genau dieses Spannungsfeld entwickelt.
Die Plattform strukturiert und automatisiert den gesamten Weg von der Kundenanfrage bis zur Beschaffung. Gleichzeitig unterstützt KI Ihre Mitarbeitenden bei den Entscheidungen innerhalb des Prozesses.
Standardfälle werden intelligent vorbereitet. Experten greifen vor allem bei Abweichungen, Sonderfällen und strategisch wichtigen Entscheidungen ein.
Leistungsfähigkeit – was SmartFlow AI leistet
SmartFlow AI ist eine intelligente End-to-End-Lösung für Angebots- und Beschaffungsprozesse.
Die Plattform verbindet bewährte Workflow-Automatisierung mit KI-gestützter Analyse und Entscheidungsunterstützung. Sie orchestriert Rollen, Systeme und Datenquellen und macht vorhandenes Unternehmenswissen direkt im Prozess nutzbar.
Kernfunktionen im Überblick:
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Durchgängiger Workflow von Kundenanfrage → Angebot → Auftrag → Beschaffung
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Automatische Erfassung und Klassifizierung eingehender Anfragen
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KI-gestützte Analyse von E-Mails, Dokumenten und technischen Unterlagen
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Abgleich mit historischen Angeboten, Projekten und vorhandenen Teilen
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Vorschläge für geeignete Teile, Varianten und Lieferanten
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KI-gestützte Zielpreis-, Margen- und Risikoanalyse
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Automatisierte Lieferantenanfragen und strukturierte Angebotsvergleiche
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Empfehlung geeigneter Prüf- und Freigabestufen
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Berücksichtigung kundenspezifischer Anforderungen und Sonderfälle
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Automatische Erzeugung von Angeboten, Anfragen und Auftragsdokumenten
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Nachvollziehbare Begründung von KI-Empfehlungen
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Statusüberwachung und Eskalation bei Abweichungen
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Integration in bestehende ERP-, DMS-, CRM- und E-Mail-Systeme
SmartFlow AI ist kein weiteres Inselsystem.
Ihr ERP bleibt führend für Stammdaten und Buchungen. DMS, CRM und E-Mail-Systeme bleiben ebenfalls bestehen.
SmartFlow AI verbindet die Informationen aus diesen Systemen, steuert den Prozess und stellt im richtigen Moment intelligente Entscheidungsvorschläge bereit.
Ablauf – so funktioniert SmartFlow AI in der Praxis
SmartFlow AI verbindet einen klar strukturierten Workflow mit intelligenter Analyse und Entscheidungsunterstützung.
Jede Anfrage wird erfasst, verstanden, mit vorhandenem Unternehmenswissen abgeglichen und schrittweise zu einem belastbaren Angebot weiterentwickelt.
1. Kundenanfrage & Initialisierung:
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Eingang über E-Mail, Portal, ERP oder CRM
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Automatische Erfassung und Klassifizierung der Anfrage
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Erkennung von Kunde, Projekt, Produkten und Anforderungen
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Prüfung und Ergänzung relevanter Stamm- und Kundendaten
2. KI-Analyse und technische Klärung:
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Analyse von Anfrage, Zeichnungen und technischen Dokumenten
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Abgleich mit bestehenden Teilen, Varianten und historischen Projekten
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Erkennung technischer Besonderheiten und fehlender Informationen
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Vorschlag für bestehende Teile, Neuteile oder notwendige Änderungen
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Technische Prüfung nur bei relevanten Abweichungen
3. Angebot & Lieferantenanfragen:
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KI-gestützte Auswahl geeigneter Lieferanten und Alternativen
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Automatische Erstellung und Versendung von Lieferantenanfragen
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Strukturierte Erfassung und Bewertung der Rückmeldungen
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Vergleich von Preisen, Terminen, Verfügbarkeit und Risiken
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Vorschlag geeigneter Einkaufspreise und Lieferantenkombinationen
4. Freigabe & Angebotserstellung:
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KI-gestützte Bewertung von Zielpreis, Marge, Risiken und Konditionen
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Vorschlag der notwendigen Freigabestufe
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Kennzeichnung von Abweichungen und Sonderfällen
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Automatische Erstellung eines Angebotsentwurfs
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Anpassung von Tonalität und Detailgrad an den jeweiligen Kunden
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Prüfung, Freigabe, Versand und Nachverfolgung
5. Auftrag & Beschaffung:
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Auftragseingang als automatisches Prozessereignis
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Übergabe relevanter Daten an Planung und Beschaffung
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Automatisches Auslösen freigegebener Beschaffungsvorgänge
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Überwachung von Auftragsbestätigungen, Preisen und Lieferterminen
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KI-gestützte Erkennung kritischer Abweichungen
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Vorschläge für Alternativen und geeignete Eskalationsmaßnahmen
Der gesamte Prozess bleibt transparent, nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert.
KI unterstützt die Entscheidungen – die Kontrolle bleibt bei Ihren Mitarbeitenden.
Wirtschaftlicher Nutzen – Automatisierung und KI kombiniert
Der wirtschaftliche Nutzen von SmartFlow AI entsteht aus der Kombination von Prozessautomatisierung, schnellerer Informationsverarbeitung und intelligenter Entscheidungsunterstützung.
Vorteile:
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Bis zu 50 % kürzere Angebotslaufzeiten durch automatisierte Analyse und Vorbereitung
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Deutlich weniger manueller Such-, Prüf- und Abstimmungsaufwand
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Schnellere Nutzung historischer Angebote und Projekterfahrungen
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Höhere Angebotsqualität durch konsistente Bewertungen
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Bessere Margenkontrolle durch Preis-, Risiko- und Abweichungsanalysen
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Weniger Fehler und Nacharbeit durch strukturierte Daten und nachvollziehbare Empfehlungen
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Mehr Angebote mit dem vorhandenen Team
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Sicherung von Erfahrungswissen unabhängig von einzelnen Mitarbeitenden
Besonders bei hoher Angebotsfrequenz, Variantenvielfalt und komplexen Beschaffungsstrukturen kann SmartFlow AI bereits innerhalb weniger Monate einen messbaren wirtschaftlichen Nutzen erzeugen.
Die im Overview genannten Werte wie „bis zu 80 % weniger manueller Aufwand“ sollten auf der Website nur verwendet werden, wenn sie durch einen konkreten Pilot, eine Fallstudie oder belastbare Projektdaten belegt werden können.
Für wen ist SmartFlow AI geeignet?
Zielgruppen:
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Maschinen- & Anlagenbau
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Sonderfertiger
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Bauzulieferer
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Industrie-Dienstleister
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Serien- und Variantenfertiger
SmartFlow AI eignet sich besonders für Unternehmen mit:
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hoher Angebotsfrequenz
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komplexen oder variantenreichen Produkten
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mehreren beteiligten Fachabteilungen
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umfangreichen Lieferantenstrukturen
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wiederkehrenden Preis-, Risiko- und Freigabeentscheidungen
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wertvollem Erfahrungswissen in historischen Angeboten und Projekten
SmartFlow AI schafft die Grundlage für einen modernen, intelligenten und belastbaren Angebots- und Beschaffungsprozess.
Die Plattform verbindet automatisierte Abläufe mit nutzbarem Unternehmenswissen und KI-gestützten Entscheidungen.
Was wir für Sie tun
01
Bestehenden Angebotsprozess analysieren und strukturieren
03
Unternehmenswissen für KI nutzbar machen
02
ERP, DMS, CRM und E-Mail intelligent verbinden
04
KI-gestützte Empfehlungen in den Workflow integrieren
05
Mit einem klar abgegrenzten Pilotprozess produktiv starten
Ihre Vorteile
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Schneller produktiv:
Wir starten mit einem klar abgegrenzten Angebotsprozess und integrieren SmartFlow AI schrittweise in Ihre bestehende Systemlandschaft.
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Schrittweise erweiterbar:
Nach dem ersten Pilotprozess kann SmartFlow AI auf weitere Produktgruppen, Standorte oder angrenzende Prozesse ausgeweitet werden.
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Keine Ablösung bestehender Systeme:
ERP, DMS, CRM und E-Mail bleiben erhalten. SmartFlow AI ergänzt Ihre bestehende Landschaft um Prozesssteuerung, Wissen und intelligente Entscheidungsunterstützung.
Starten Sie mit Ihrem ersten intelligenten Angebotsprozess
